Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation Sie bringen fließende Deutschkenntnisse sowie eine sehr hohe IT-Systemaffinität (MS Office, SAP und ELO) mit Sie agieren sicher in einem technisch ausgerichteten Arbeitsumfeld Sie verfügen über ein ausgeprägtes Organisationstalent und arbeiten lösungsorientiert Sorgfalt, Zuverlässigkeit und gutes Zeitmanagement bestimmen Ihre Arbeitsweise Ihre Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und serviceorientierte Haltung zeichnen Sie aus und machen Sie zu einer geschätzten Ansprechperson

Auftragsbearbeitung im SAP-System: Sie legen Meldungen und Arbeitsaufträge an, überwachen die Arbeitsaufträge gemäß den jeweiligen Auftragsarten und stimmen sich zur Arbeitseinteilung mit den zuständigen Fachbereichsmitarbeitenden ab. Zudem führen Sie Auftragsrückmeldungen durch, erstellen Bestellanforderungen (BANFen) und Abrufe aus Rahmenverträgen für die Beauftragung der externen Dienstleister. Nach Abschluss der Leistungen übernehmen Sie die Leistungseingangs- und Rechnungsbearbeitung Dokumentenmanagement: Sie archivieren verschiedene Auftragsdokumente (z. B. Leistungsnachweise, Prüfprotokolle) im ELO-Ablagesystem Bearbeitung interner Servicemeldungen: Sie erfassen und bearbeiten eingehende interne Meldungen, sowie die Pflege des Ticketsystems Kommunikation mit externen Dienstleistern: Sie übernehmen die Korrespondenz, z. B. zur Angebotseinholung, zum Versand von Auftragsbestellungen, zur Terminabstimmung sowie zur Anforderung fehlender Unterlagen Allgemeine administrative Aufgaben: Sie führen Projektunterlagen, leiten Krankmeldungen weiter und überwachen Arbeitssicherheitsnachweise Sonderaufgaben: Nach Anweisung der Fachbereichsleitung führen Sie fachbereichs- oder projektbezogene Sonderaufgaben aus