Du bist eingeschriebene*r Student*in (bitte bei der Bewerbung die voraus. verbleibende Studiendauer angeben). Wenn du bereits erste praktische Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation/Administration sammeln konntest, ist dies von Vorteil. Du arbeitest sorgfältig und teilst mit uns einen hohen Qualitätsanspruch. Strukturiertes Arbeiten und gutes Zeitmanagement zeichnen dich aus. Du arbeitest eigenständig, bist aber auch Teamplayer*in. Mit PowerPoint, Outlook, Word, Excel und vor allem SharePoint gehst du sicher um. Du hast eine gute Auffassungsgabe und kannst dich zügig in neuen Themen einarbeiten. Du bist offen und kommunikativ. Deutsch und Englisch sprichst Du fließend. Du kannst an 2 Tagen in der Woche im Office in der Schwedenstraße arbeiten.

Aufgabenbeschreibung Unterstützung beim Informationsmanagement in der Abteilung: Pflege und Aktualisierung von Wissens- und Kollaborationsplattformen (zum Beispiel Sharepoint, Teams) sowie Ablage und Archivierung Administrative und organisatorische Unterstützung der Management Support Unit: zum Beispiel Erstellung von Dokumentationen, Verfassen von Protokollen, Rechercheaufgaben, Erstellung von Präsentationen und Reportings, Unterstützung bei der Organisation von Workshops Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz der Abteilung und der Teamkolleg*innen des Sekretariats Erste*r Ansprechpartner*in von Besucher*innen, internationalen Mitarbeiter*innen und Medienvertreter*innen Eigenverantwortliche Bedienung des Telefons (thematische Zuordnung, Weiterleitung, Beantwortung). Weiterleitung eingehender Anfragen (Fax, E-Mail) in die Fachabteilungen beziehungsweise Beantwortung in deutscher und englischer Sprache Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation, Bearbeitung und Zuordnung des Postein- und ausgangs Unterstützung des Bestellwesens für das ganze Büro, inklusive Bereitstellung der Mitarbeiterinnenverpflegung Erwartete Qualifikationen